Slack、Teams 工作通訊技巧：提升工作效率

Slack 和 Microsoft Teams 是企業最常用的通訊工具。

今天分享如何更有效率地使用這些工具。

Slack 和 Teams 的特點

這兩個工具和 LINE、WhatsApp 不同：

通知管理技巧

Slack

設定通知偏好

1. 點擊工作空間名稱
2. 選擇「偏好設定」
3. 點擊「通知」

可以設定：

• 只通知私訊和 @提及
• 特定時段勿擾
• 不同頻道不同設定

關鍵字通知

可以設定特定關鍵字被提到時通知你：

偏好設定 > 通知 > 我的關鍵字

例如設定你負責的專案名稱。

頻道靜音

右鍵點擊頻道 > 變更通知

Teams

設定通知

1. 點擊右上角設定
2. 選擇「通知」

可以設定：

• 橫幅通知
• 電子郵件通知
• 活動來源中顯示

頻道通知

每個頻道可以獨立設定：

• 所有新訊息
• 僅限 @提及
• 關閉

訊息禮儀

好的訊息格式

@小明
關於 ABC 專案的進度：

1. 需要確認的項目：XXX
2. 期限：週五前
3. 如果有問題請讓我知道

謝謝！

重點：

• 明確的對象
• 結構清晰
• 說明期限
• 禮貌結尾

避免的行為

1. 頻繁 @所有人
   • 真正需要所有人注意才用
   • 濫用會讓人忽視
2. 非工作時間傳訊息期待馬上回
   • 排程傳送或說明不急
   • 尊重對方的休息時間
3. 訊息不清楚
   • 避免「在嗎？」「有空嗎？」
   • 直接說明需要什麼
4. 重要事項只發一個頻道
   • 重要的事也要 @特定人
   • 或用其他方式確認

狀態管理

Slack 狀態

常見狀態：

• 🏠 在家工作
• 🗓️ 會議中
• 🍽️ 午餐
• 🎧 專注中
• 🏥 請假

設定方式：點擊頭像 > 更新狀態

Teams 狀態

自動狀態：

• 有空（綠色）
• 忙碌（紅色）
• 離開（黃色）
• 請勿打擾（紅色）

可以設定狀態訊息說明你在做什麼。

專注時間

當你需要專心工作時：

1. 設定「請勿打擾」狀態
2. 設定狀態訊息說明何時有空
3. 關閉非緊急通知

搜尋技巧

Slack 搜尋

• from:@username - 特定人的訊息
• in:#channel - 特定頻道
• has:link - 包含連結
• before:2025-01-01 - 特定日期前
• after:2025-01-01 - 特定日期後

Teams 搜尋

• from:名字 - 特定人
• sent:2025-01-01 - 特定日期
• 可以篩選訊息、檔案、人員

頻道管理

什麼時候用頻道 vs 私訊

用頻道：

• 多人需要知道的事
• 專案討論
• 公開資訊

用私訊：

• 只和特定人相關
• 敏感話題
• 快速確認

頻道命名建議

• #project-abc - 專案
• #team-design - 團隊
• #topic-frontend - 主題
• #random - 閒聊

使用 NowToPeek 管理工作訊息

NowToPeek 在工作場合也有幫助：

1. 快速瀏覽

在會議中用 NowToPeek 快速看訊息內容，判斷是否需要馬上處理。

2. 不同 App 統一管理

如果你用 Slack、Teams、LINE 等多個工具，NowToPeek 可以統一查看。

3. 訊息紀錄

工作訊息有時需要留存紀錄，NowToPeek 可以自動保存通知。

4. 關鍵字提醒

Pro 版可以設定關鍵字，當工作訊息提到特定關鍵字時特別通知你。

下載 NowToPeek

遠距工作技巧

1. 設定工作時間

讓團隊知道你的工作時間，非工作時間不要期待馬上回覆。

2. 非同步溝通

不是每件事都需要即時回覆，善用非同步溝通。

3. 適度視訊

文字溝通不清楚時，開個快速視訊。

4. 每日更新

在團隊頻道每天更新進度，減少「在幹嘛」的問題。

結論

Slack/Teams 工作通訊技巧：

1. 管理通知 - 減少不必要的打擾
2. 清楚訊息 - 結構化、有重點
3. 善用狀態 - 讓別人知道你的狀態
4. 學會搜尋 - 快速找到需要的資訊
5. 用 NowToPeek - 統一管理多個工具

工作通訊是一門學問，做得好可以提升整體效率！

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